Sind Sie Kunde von Spies Hecker, aber noch nicht für unser e-Invoicing-Portal registriert?
Dann kontaktieren Sie bitte Ihren Kundenberater.
Elektronische Rechnung mit e-Invoicing.
E-Invoicing ist die einfachste Art, Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Mit dem von uns bereitgestellten Portal können Sie künftig von überall Ihre Rechnungen bequem und problemlos abrufen. Alles was Sie dazu benötigen ist ein Internetzugang. Immer mehr Kunden profitieren von elektronischer Abwicklung, profitieren auch sie davon.
Ihre Vorteile:
- Transparenz:
Jederzeit alle Rechnungen im Überblick, keine "verlorenen" Rechnungen
mehr, keine Diskussionen über ausgebliebene Zustellung - Sicherheit:
Verschlüsselte Datenübertragung gewährleistet maximale Sicherheit
bzgl. Ihrer Einkaufskonditionen - Geschwindigkeit:
Zustellung der Rechnung erfolgt innerhalb weniger Minuten. Sie haben
damit immer einen aktuellen Überblick über Ihre Verbindlichkeiten - Effizienz:
Ihnen entstehen keine Aufwände mehr für das Sortieren, Verteilen,
Scannen, Kopieren und Ablegen einer Papierrechnung - Rechtskonformität:
Die elektronische Rechnung ist vom Gesetzgeber einer Papier-
rechnung gleichgestellt. - Automatisierung:
Sofern Sie eine elektronische Workflow-Lösung nutzen, können Sie
diese mit einem strukturierten Datensatz (Datev-xml) bedienen. - Umweltschutz:
Sie helfen mit der Teilnahme an diesem Programm, Ressourcen zu
schönen und Emissionen zu reduzieren
FAQs – Häufig gestellte Fragen zum eInvoicing.
1. Ist das Verfahren kostenfrei?
Ja, die Nutzung des Portals ist für Sie kostenfrei.
2. Berechtigen die PDF-Rechnungen zum Vorsteuerabzug?
Ja, Durch die Neufassung des § 14 UStG durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurden die umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen für elektronische Rechnungen zum 1. Juli deutlich vereinfacht. Im Ergebnis berechtigen also auch Rechnungen, die im Portal zur Abholung bereitgestellt werden zum Vorsteuerabzug. Die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder des EDI-Verfahrens sind nun nicht weiter zwingend vorgeschrieben. Im Kern fordert die Finanzverwaltung, dass künftig sowohl bei Papier-, als auch bei elektronischen Rechnungen die Echtheit der Herkunft (Authentizität), die Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies ist bei diesem Verfahren für die technische Übermittlung durch Einsatz entsprechend sicherer Übertragungswege gewährleistet. Unabhängig davon sind Sie aber weiterhin verpflichtet, die PDF-Rechnung (wie die Papierrechnung bis dato auch) Ihrer internen Rechnungsprüfung zuzuführen und die sachliche und rechnerische Richtigkeit entsprechend zu prüfen.
3. Wann gilt die Rechnung als zugestellt?
Mit der Übermittlung in das Portal und dem Versand der Benachrichtigungsmail ist die Rechnung zugestellt. Dies entspricht quasi dem Einwurf der Rechnung in Ihren Briefkasten mit expliziter Information, dass der Einwurf erfolgt ist.
4. Wie erfolgt die Archivierung?
Das PDF ist (analog zu einer Papierrechnung) gemäß den aktuell gültigen gesetzlichen Fristen entsprechend durch Sie zu archivieren. Das Portal stellt - bildlich gesprochen - lediglich den Briefkasten zur Abholung dar, kein Langzeitarchiv. Bitte beachten Sie, dass originär elektronisch erhaltene Rechnungen auch elektronisch zu archivieren sind. Auf dem Portal stehen die Belege und Anlagen für 12 Monate zum Download bereit.
5. Welche technischen Voraussetzungen sind erforderlich?
Neben einer Internetverbindung sowie einem aktuellen Browser benötigen Sie eine E-Mail-Adresse, mit der Sie die Benachrichtigungsmails aus dem Portal empfangen können. Bitte stellen Sie sicher, dass Benachrichtigungsmails nicht in Ihrem Spam-Filter landen. Prüfen Sie hierzu die lokalen Einstellungen oder nehmen Sie Kontakt mit Ihrem Administrator auf.
6. Wie kann ich die E-Mailadresse (Benutzername und Passwort) ändern an die die Benachrichtigungen geschickt werden?
Bitte teilen Sie Änderungen an Stammdaten (Anschriften, Steuernummern, Bankverbindungen, E-Mail-Adresse) wie bisher auch DIREKT Ihrem Lieferanten mit. Verwenden Sie hierzu wie bisher auch Fax, Brief oder Mail. Das Portal dient wird für die Übermittlung von Rechnungen eingesetzt, nicht zum Austausch von Stammdaten.
7. Welche Dokumente stehen zum Download bereit?
Zum Download steht ein PDF-Dokument bereit. Dies stellt den steuerrechtlichen Beleg dar. Ggf. sind auf den Folgeseiten der Rechnung noch weitere Informationen enthalten, die im Hinblick auf sachliche und rechnerische Prüfung relevant sind. Neben dem PDF erhalten Sie 2 weitere Dateien: Eine Excel-Datei sowie ein sog. Datev-xml. Beide Dateien können zur automatisierten Weiterverarbeitung / Einspielung in Ihre Finanzbuchhaltungssoftware verwendet werden. Insbesondere wenn Sie (oder Ihr Steuerberater) Dienstleistungen oder Software der Datev nutzen, dürfte das zweite Format einsetzbar sein. Die Dateien enthalten die Inhalte der PDF-Datei in strukturierter Form, wie sie zur automatisierten Weiterverarbeitung von EDV-Systemen benötigt werden. Auch eine Konvertierung dieser Formate ist möglich, was aber die Existenz einer entsprechenden Lösung in Ihrem Unternehmen voraussetzt.