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E-Invoicing.

Sparen Sie Zeit und Geld – gewinnen Sie mehr Übersicht und Kontrolle.

E-Invoicing ist die einfachste Art, Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Mit dem von uns bereitgestellten Portal Basware können Sie jederzeit Ihre Rechnungen bequem und problemlos abrufen. Alles was Sie dazu brauchen, ist ein Internetzugang.

Immer mehr Kunden profitieren von der elektronischen Abwicklung ihrer Rechnungen. Profitieren auch Sie davon!

 

e-Invoicing - Spies Hecker Österreich

Ihre Vorteile:

  • Transparenz:
    Jederzeit alle Rechnungen im Überblick, keine "verlorenen" Rechnungen mehr, keine Diskussionen über ausgebliebene Zustellung
  • Sicherheit:
    Verschlüsselte Datenübertragung gewährleistet maximale Sicherheit bzgl. Ihrer Einkaufskonditionen
  • Geschwindigkeit:
    Zustellung der Rechnung erfolgt innerhalb weniger Minuten. Sie haben damit immer einen aktuellen Überblick über Ihre Verbindlichkeiten
  • Effizienz:
    Ihnen entstehen keine Aufwände mehr für das Sortieren, Verteilen, Scannen, Kopieren und Ablegen einer Papierrechnung
  • Rechtskonformität:
    Die elektronische Rechnung ist vom Gesetzgeber einer Papierrechnung gleichgestellt.
  • Automatisierung:
    Sofern Sie eine elektronische Workflow-Lösung nutzen, können Sie diese mit einem strukturierten Datensatz (Datev-xml) bedienen.
  • Umweltschutz:
    Sie helfen mit der Teilnahme an diesem Programm, Ressourcen zu schönen und Emissionen zu reduzieren

 

Sie sind Kunde, aber noch nicht registriert? Dann füllen Sie bitte das folgende Formular aus und senden es an formulare@axalta.com


FAQs – Häufig gestellte Fragen zum eInvoicing.

1. Ist das Verfahren kostenfrei?

Ja, die Nutzung des Portals ist für Sie kostenfrei.

2. Berechtigen die elektronischen Rechnungen zum Vorsteuerabzug?

Seit 01.01.2013 ist der Empfang von elektronischen Rechnungen per Gesetz geregelt (§ 11 idF AbgÄG 2012, BGBl. I Nr. 112/2012, Verordnung des BM für Finanzen, BGBl. II Nr. 583/2003 idF BGBl. II Nr. 382/2016) und in den Umsatzsteuer-Richtlinien (UStRl) tiefergehend erläutert.

Demnach sind elektronisch ausgestellte Rechnungen den Papierrechnungen in Bezug auf den Vorsteuerabzug gleichgestellt (RZ1564c UStRl), wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit des Inhalts gewährleistet ist.

Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung sind nach § 1 der Verordnung des BM für Finanzen, BGBl. II Nr. 583/2003 idF BGBl. II Nr. 382/2016, gewährleistet, wenn eines der dort genannten Verfahren bzw. Technologien angewendet wird:

  • Anwendung eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens, durch das ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung geschaffen wird (siehe Rz 1564f).
  • Übermittlung der Rechnung über das Unternehmensserviceportal oder über PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online; siehe Rz 1564h).
  • Versehen der Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einem qualifizierten elektronischen Siegel (siehe Rz 1564i).
  • Übermittlung der Rechnung im EDI-Verfahren gemäß Artikel 2 des Anhangs 1 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. Nr. L 338 vom 28.12.1994 S. 98; siehe Rz 1564j).

 

3. Wann gilt die Rechnung als zugestellt?

Mit der Übermittlung in das Portal und dem Versand der Benachrichtigungsmail ist die Rechnung zugestellt. Dies entspricht quasi dem Einwurf der Rechnung in Ihren Briefkasten mit expliziter Information, dass der Einwurf erfolgt ist.

4. Wie erfolgt die Archivierung?

Das PDF ist (analog zu einer Papierrechnung) gemäß den aktuell gültigen gesetzlichen Fristen entsprechend durch Sie zu archivieren. Das Portal stellt - bildlich gesprochen - lediglich den Briefkasten zur Abholung dar, kein Langzeitarchiv. Bitte beachten Sie, dass originär elektronisch erhaltene Rechnungen auch elektronisch zu archivieren sind. Auf dem Portal stehen die Belege und Anlagen für 12 Monate zum Download bereit.

5. Welche technischen Voraussetzungen  sind erforderlich?

Neben einer Internetverbindung sowie einem aktuellen Browser benötigen Sie eine E-Mail-Adresse, mit der Sie die Benachrichtigungsmails aus dem Portal empfangen können. Bitte stellen Sie sicher, dass Benachrichtigungsmails nicht in Ihrem Spam-Filter landen. Prüfen Sie hierzu die lokalen Einstellungen oder nehmen Sie Kontakt mit Ihrem Administrator auf.

6. Wie kann ich die E-Mailadresse  (Benutzername und Passwort)  ändern an die die Benachrichtigungen geschickt werden?

Bitte teilen Sie Änderungen an Stammdaten (Anschriften, Steuernummern, Bankverbindungen, E-Mail-Adresse) wie bisher auch DIREKT Ihrem Lieferanten mit. Verwenden Sie hierzu wie bisher auch Fax, Brief oder Mail. Das Portal dient wird für die Übermittlung von Rechnungen eingesetzt, nicht zum Austausch von Stammdaten.

7. Welche Dokumente stehen zum Download bereit?

Zum Download steht ein PDF-Dokument bereit. Dies stellt den steuerrechtlichen Beleg dar. Ggf. sind auf den Folgeseiten der Rechnung noch weitere Informationen enthalten, die im Hinblick auf sachliche und rechnerische Prüfung relevant sind. Neben dem PDF erhalten Sie 2 weitere Dateien: Eine Excel-Datei sowie ein sog. Datev-xml. Beide Dateien können zur automatisierten Weiterverarbeitung / Einspielung in Ihre Finanzbuchhaltungssoftware verwendet werden. Insbesondere wenn Sie (oder Ihr Steuerberater) Dienstleistungen oder Software der Datev nutzen, dürfte das zweite Format einsetzbar sein. Die Dateien enthalten die Inhalte der PDF-Datei in strukturierter Form, wie sie zur automatisierten Weiterverarbeitung von EDV-Systemen benötigt werden. Auch eine Konvertierung dieser Formate ist möglich, was aber die Existenz einer entsprechenden Lösung in Ihrem Unternehmen voraussetzt.